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效率UP!準時下班的77個工作神技台灣東販出版。

極力推薦本書的三個理由(書本資訊:http://goo.gl/v8qbuj):

1.你在工作時,是否無法專注細節,總是大過不犯小錯不斷?

2.忙東忙西一整天,只完成瑣事,但卻不知如何是好?

3.想要迅速達成任務、減少錯誤的機會嗎?


 

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「初入一間公司,一定會有人教導工作大致的流程與做法,可是,卻沒有人傳授不出錯的做事方式,我們通常都是從錯誤中學習,這大概也是所有人的真實經驗。」–by 鈴木真理子。

作者認為,如果能避免工作上常見的錯誤,就可以在工作仕途順利前進。我們可以想見,假使能夠獲得「OO都不會出錯」、「把事情交給OO就放心了」的評價,或是被長官同事指名「希望由OO來負責這個部分」,代表我們的處事被別人信任肯定,這樣一來,我們的機會將越來越多,能承擔的責任也將更大。所以今天這本書,作者就是要來教大家,如何提升工作效能,讓工作出錯的機會降到最低,達到在職場上備受大家肯定的目標。

以下將目次跟概要列出,我們可以清楚看出,作者提倡從小處著手改善工作習慣畢竟這些小地方不注意,可能造成巨大的損失,這就是呼應了「魔鬼都是出在細節裡」的道理。

 

其中有幾點相當實用,例如:

1.文件不可以平放、堆疊:因為從下往上堆積,將導致位在下方的文件被忽略、遺漏,或是讓你誤以為優先順序下降,導致延誤。所以應將文件夾與文書直立擺放,一方面好找(一目了然),也能節省空間。

2.難以啟齒的事情要用聲音表達:在工作出錯或是臨時取消約定的時候,你怎麼處理?因為使用電子郵件或是簡訊無法展現表情與聲音,很難表達抱歉心情,建議直接打電話以尊重對方,讓對方留下信賴的感覺。

3.制定2個截止日:要設定2個截止日,一個是工作提交日期,另一個是自己的截止日期,才能游刃有餘調度時間。

4.檔案名稱要添加日期:這樣才能方便管理眾多版本的電子檔案。明確區分哪一個檔案才是最新、最終的檔案,才不會造成選用不對的檔案發生無可彌補的錯誤。同樣的,如果檔案寄給對方之後需要修正,再度進行寄送時,則應於檔案尾端加上編號,例如:(2)等。

5.交換名片後要在空白處寫下註記:交換名片除了表面上是一種禮貌行為,更重要的是發揮商業機會。收下名片後,一有機會就將初次見面日期時間、場所、案子、介紹人、談話內容為基本內容記錄下來,私人話題如興趣家庭,也可進一步寫下。未來再次見面或是又有合作機會,能提出當時對方對自己的介紹,想必讓對方有相當好的印象,而且有聊不完的話題。

6.報告得注重時機與順序:向主管回報工作狀況一直是一門很大的學問,但很多人都做不好。作者認為,報告首重「時機」和「順序」。時機指的是,主管一般來說都相當忙碌,所以要先試著詢問方便交談的空檔,並說明占用多久的時間。順序指的是,請先說出結論,結論是最重要的,理由經過都放在後面再講,否則會有讓人無法掌握要點的印象。

其他內容請自己閱讀本書。

 

職場的生態已與過去有很大的不同,我們在漫長的工時裡消耗了大量的能量,

要做到平衡生活與工作是相當不容易的事情,

但有些人似乎可以比一般人更有效率地處理事情,又不容易犯錯,

這些秘密都記錄在這一本小書裡,鼓勵職場新鮮人閱讀

希望大家都能受用,掌握這些秘訣,提早下班享受自己的人生。

日本人常出版這一類的實用小書,總是快速又具體地點出問題的癥結,

甚至將一個領域的小撇步,用簡單的話整理出來。

 

後續再將這一系列的職場用書,例如:溝通協調、簡報藝術的實用書介紹給大家,請拭目以待。

 

第1章 電子郵件.商業文書 篇

01 撰寫郵件之前制定作戰計畫……16

02 內文太長的郵件沒人想讀……18

03 在書寫本文之前插入附加檔案……20

04 對方的公司名稱與名字絕對不能有錯……22

05 將休假預定放在郵件署名處……24

06 收件匣的郵件控制在5封以內……26

07 季節問候語統一使用「目前」……28

08 用紅字標出文書裡改寫的地方……30

09 FAX單要填入正確的情報……32

10 重要郵件和FAX需取得「收到」的回覆……34

11 將主觀視角改成客觀視角……36

12 藉由估價單或確認表解決「轉告問題」……38

13 重要文件需妥善備份後再寄出……40

第2章 整理.整頓 篇

14 辦公桌面不要堆放東西……44

15 文件不可平放、堆疊……46

16 丟掉過時的文件……48

17 無法丟棄的文件就收納在電腦裡……50

18 拿出來的文件要放回原位……52

19 檔案名稱要添加日期……54

20 各種文具都有一個……56

21 制定規則,解決沒有庫存的情況……58

22 利用袋子收納法解決忘記東西……60

23 製作出差用品清單……62

第3章 備忘.筆記 篇

24 要隨時攜帶便條紙與筆記用具……66

25 在聯絡便條中寫下優先順序……68

26 防止便條紙遺失!……70

27 『帝國飯店流』個人垃圾筒……72

28 筆記要1頁1個案子……74

29 與公司之外的人見面時,要用『病歷式筆記本』……76

30 下達指令者也要寫下備忘……78

31 將談話要點寫在便利貼上……80

32 交換名片之後要在空白處寫下註記……82

33 一注意到需要修正或改善的地方就當場修改……84

34 別把用於發表的備忘錄寫成文章……86

35 以會議記錄留下證據……88

第4章 溝通.報連相 篇

36 依照6W3H聆聽指示……92

37 報告得注重時機與順序……94

38 在進行到3成的時候做個中間報告……96

39 可以解決事情忘記傳達的編號……98

40 難以啟齒的事情要用聲音表達……100

41 消除誤解的表達方法……102

42 自行判斷很危險……104

43 偶爾說「做不到」也沒有關係……106

44 將個人行動視覺化……108

45 若要與成員共享情報就採用對話……110

46 電話轉接要以2次為限……112

第5章 行事曆.時間管理 篇

47 運用數位方式管理行事曆時的注意要點……116

48 手帳要用可消除的筆書寫……118

49 時間估算要正確……120

50 設置預備日……122

51 在TO DO List裡加入時間……124

52 提交工作方面,設置『You截止日期』與『My截止日期』……126

53 製作檢查表……128

54 做出空檔時間選單……130

55 新幹線要用網路預約……132

56 網路搜索不分散注意力……134

57 10分鐘前行動主義……136

58 會議目標要先決定下來……138

第6章 工作習慣 篇

59 「另存新檔」風險較高……142

60 要時常備份以及更新個人情報……144

61 需要再手動計算,確認Excel的總金額……146

62 想郵寄的物品,在走到郵局之前都要拿在手上……148

63 使用手冊要自己製作……150

64 一旦犯錯,就用漫畫對白框書寫反省註解……152

65 臨時插入的工作適用「書籤作戰」……154

66 不要約在車站會合……156

67 名片絕對不可以用完……158

68 別在辦公桌前飲食……160

69 也可用手指點確認!……162

70 來做風險預測圖吧……164

第7章 每一天的心理準備 篇

71 完全不會犯錯的人並不存在……168

72 錯誤是成長、改善的線索,可以成為助力……172

73 減少錯誤的措施……176

74 獲得成果者與無法做出成果者的不同之處……180

75 有點浪費,更能集中精神……184

76 將理所當然的事情轉變成強項!……188

77 若能消除錯誤,機會之神便會降臨……192

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